秘书如何提高工作质量与效率?

  一、质量意识rb7365考试网

  有良多秘书工作很是自动,来客人时,她会迅速地去沏茶;此外部门的人让她去复印,她会马上帮人家去复印。可是,给客人端茶时,不是泡的茶太烫,就是把茶洒到了地上;复印时也是一样,要么是文件的边膳缦慊印到,上下不合错误称,要么就是页码杂乱。rb7365考试网

  作为秘书,你工作理当积极自动,但光有积极自动还不够,你的工作还必需有质量,即对自己每完成的一项工作成不美观,只有在搜检无误后才能交给上司或同事。rb7365考试网

  有些秘书感受对于沏茶、复印这种小事没有需要不竭改良,因为茶水温度是80度仍是90度并不影响客人的立场,可是,这种水温反映出一个秘书的工作立场。如不美观你对自己的工作没有质量意识,那你的上司和同事也会在日常工作中经由过程这些细微分歧给你的工作立场和能力“评分”。rb7365考试网

  二、工作打算rb7365考试网

  秘书工作典型围不仅很宽,而且工作内容转变快,所以秘书工作显得很繁杂。工作繁杂就轻易带来杂乱,影响效率,所以,秘书必然要注重工作的打算性,以保证工作的效率和质量。公司率领人对秘书的工作要求比对一般工作人员高,不许可秘书在工作反一再复或丢三落四,因为这既华侈时刻,又影响工作效率。此刻有些秘书老是感受自已很忙,时刻不够用,但忙了一天,就是不知道自已忙了什么。这就是干事没有打算性的典型默示。rb7365考试网

  那么,作为秘书应该若何提高自已工作的打算性呢?作为秘书,必然要学会做工作打算。拟定工作打算,也就足考虑自己应做什么、什么时辰做完、用什么体例做、需要具备的前提和完成的轨范这几个问题。是以,秘书天天上班时要把当天要做的事预先写下来,按照轻重缓急把要做的工作挨次编排;如不美观有上司姑且交办的工作或碰着突发事务,再把它们插进去措置,对打算作恰当的调整。对于秘书来说,做好工作打算有两个前提,一是日常工作尽量轨范化,二是能分清工作的轻重缓急。rb7365考试网

  对于自己的一些中持久打算,还要养成搜检落实的习惯。每过一段时刻最好搜检一下自己的工作:当初的方针是否实现;实现方针的手段或体例是否正确;是否还有要改良的处所;如不美观方针没有实现,是客不美观原因仍是自身全力不够;提高工作效率,还需要做哪些方面的改良,等等;经由过程这种搜检,你就会发现当初制订打算时的不完美的处所和自己在实施过程中的短处,分清责任和原因。无论是预期完成仍是没有完成,都要剖析具体原因,从而改良和提高自己的工作。rb7365考试网

  三、工作轨范化rb7365考试网

  秘书的职责就是措置上司工作中的各类碎务事,所以秘书的工作是琐碎而又忙碌的。如不美观秘书没有相当丰硕的实践经验,那就很难搞好秘书工作。好比,收集信息,如不美观你只靠自已是“某某的秘书”这块招牌,那就很难从人家那儿那里获得真正有价值的信息。可是,这并不是说秘书全靠经验处事。秘书部门会按期进行人事调整,如不美观秘书仅凭经验处事,一旦琅缦阖书升迁或调到此外部门,那新秘书就不能很快接替工作,是以,秘书在日常平常的工作中必然要注重工作的轨范化,如拟定一些部门内的营业流程和规章轨制,把措置一些日常工作的体例和轨范写成书面文字;这样不仅可以随时填补和完美,而且即使自己工作调动,未来接替自己工作的人也能很快开展工作。秘书工作的轨范化,不仅能降低劳动强度,而且可以提高工作效率。rb7365考试网

  秘书在将工作轨范化的过程中,必然要注重与上司实时沟通。好比,秘书天天都要替上司收良多邮件。一般来说,信封上写有“亲启”字样的秘书应交给上司亲自去启封,因为这大多是私人信件。可是,此刻有良多广告信函也写“亲启”,这让一些率领人不胜其烦,于是有的率领就要求秘书对所有信件都启封,这时,秘书就要与上司沟通,进行商定:此后收到上司“亲启”的信后,秘书可自行启封;即使错拆了一两封上司的私人信件,上司不会有什么设法。rb7365考试网

  不仅是邮件启封,其他的日常工作的措置体例也最好都与上司筹议着之后,一必然下来。经由过程这种与上司的交流沟通,秘书就能逐渐体味上司的快乐喜爱与工作习惯。因为熟悉了上司的快乐喜爱与工作习惯,秘书就能充实阐扬自己的主不美观能动性,逐渐将工作轨范化。rb7365考试网

  四、分清工作轻重缓急rb7365考试网

  秘书工作的一大特点就是并行的工作多,要一心多用。那么,面临几项要同时措置的工作,哪项工作应该优先措置呢?这就要求秘书必需具备临机应变的能力,能分清它们之间的轻重缓急,在合适的时刻做合适的事。rb7365考试网

  不管秘书的工作有多忙多杂,它们根基上可以分为三类:第一类是N——Now,即你此刻必需马上措置的工作;第二类是T——Today,即你应该今天完成的工作;第三类是L——Later,即明天完成也?以的工作。这种日常工作分类法又叫NTL分类法。哪些工作分在哪一类,秘书自己心中应该稀有;那些由上司交办的工作,在进行分类时就需要多想想;如不美观你把握不了,那你在接管上司工作指示时,就要顺便问清嚣张上司但愿在什么时侯完成。rb7365考试网

  于雪是某集团公司新来的秘书,此日早上一进办公室,办公室主任就让她清算一份材料,明全国班之前交给他,说下个礼拜开会要用。她估摸了一下,差不多3万字,有20多页;刚从办公室主任的办公室出来,她还没来得及坐下,周总来电话,说今下战书2点他要与财政总监、市场总监和发卖总监一路筹议工作,让她通知他们几个;刚放下电话,机要室就送来一份传真;传真是一个代办代庖商发来的,说他们的一个副总过几天要来当地处事,请接待一下;她刚看完传真,主任又来电话,说田副总下个月初到电视台为《一周财经不雅察看》做嘉宾的事,因为时刻关系他不去了,让她给打个电话通知对方;她刚喘口吻,人力资本部门的人又过来通知她,让她填写加入存档新体例讲座的报名表,明全国班之前为报名的最后刻日。rb7365考试网

  一上班就碰着这么多事,此刻应该若何措置呢?首先应该分清这些工作的轻重缓急。只有先扶持了它们的轻重缓急,才能按照轻重缓急放置它们的挨次,拟定工作打算。rb7365考试网

  如不美观采用NTL分类法,那么,于雪此日早晨的几项工作就应该这么划分:给主任写陈述是T类工作;通知几位总监开会是N类工作;把传真交给具体经办人是T类工作;给电视台打电话是L类工作,而加入档案培训也是L类工作。扶持了轻重缓急,于雪就可以这样按步就班地工作了:rb7365考试网

  首先到行政部门预订4人开会用的小会议室,之后与3位总监联系;周总下战书开会的事落实好之后,就去办公室主任的办公室,将传真给主任过目,听取主任对这份传真的指示,马上把它转给具体的经办人;把传真的事搞妥了,就赶紧给主任写陈述,争夺在今全国班之前把陈述写出来;至于加入档案培训报名和给电视台打电话的事不急,记在簿本上,明天什么时辰有空再去办也不迟。rb7365考试网

  五、合理操作空余时刻rb7365考试网

  忙闲纷歧也是秘书工作的一大特点,所以,秘书要学涣有用地操作空余时刻,从而提高自己工作效率。当上司出差或进修的时刻斗劲长时,秘书应操作这种空余时刻做好以下工作:rb7365考试网

  1、清算文件夹。rb7365考试网

  2、清算书架。rb7365考试网

  3、洁净和清算办公室。rb7365考试网

  4、清算手刺和文件。rb7365考试网

  5、收集资料,剪辑保留。rb7365考试网

  6、清算和编写营业操作手册。rb7365考试网

  六、工作立异rb7365考试网

  1、不安于现状rb7365考试网

  中国有句古语,叫做“物极必反”,这就是说任何事物都有个极限,如不美观跨越了这个极限,事物就会发生素质转变,走向自己的后背。秘书工作就是这样。如不美观秘书工作太谙练,就反而有可能影响秘书工作质量的提高,因为一般人刚从事秘书工作的时辰,城市吃苦进修,勤恳工作,但达到必然的水平之后,有些人脑子里就会滋长一种惰性,知足于已有的经验,不去想用什么新法子来提高自己工作的效率和质量。rb7365考试网

  不只是在秘书工作中,就是在一般的工作中,脑子里长出这种惰性的肿瘤都长短常危险的,轻易殉国自己的前途。是以,为了追求更高的效率,秘书无论是在措置日常性的工作中,仍是在应付一些偶然性的事务时,都应这样在脑子里多问问自己:“工作为什么会呈现这种样子?”“用这种体例措置就必然完美吗?”不仅如斯,还要有一些富于缔造性的幻想:“如不美观换一种体例措置,工作的结不美观又会怎么样呢?”“除了这种体例,就没有其他更好的体例措置了吗?”对于秘书来说,如不美观对一些偶然性事务多加寄望的话,就能从中悟出一些必然性的工具来。rb7365考试网

  2、在缔造中提高rb7365考试网

  秘书工作主若是给上司放置工作日程、收集信息、接待客人、不折不扣地执行上司的各类营业指令,是以,在一些秘书看来,秘书工作很难与“缔造”一词联鲜ё仝一路。简直,秘书工作带有很大的被动性和繁杂性。在良多时辰,秘书对那些千头万绪的琐碎工作连应付都应付不外来,还要缔造性地工作,谈何轻易!可是,事实上,秘书缔造性地工作长短常需要的,因为只有缔造性地工作,秘书工作水平才能一步一个台阶往上升,为上司节约更多的时刻、汇集更多的信息、提出更多的合理化建议;反之,如不美观秘书老是按部就班,不求立异,那就如问逆水行舟,一直则退,离上司的要求越来越远。rb7365考试网

  那么,秘书若何才能缔造性地工作呢?其实,就缔造自己而言,秘书工作并没有什么非凡的处所,和其他工作一样,只要你大白了自己工作的目的,在工作过程中,不竭地在脑子中解这样一个一元一次方程“除了用这种体例措置,就没有其他更好的体例了吗?”缔造性就会自然而然的在这种求解的过程中阐扬出来。世上的事从来就是如斯,功夫不负有心人。好比,秘书经常协助上司措置各类文件,在看各个部门送上来的请示陈述或陈述请示材料时,秘书就要在心里琢磨,这些陈述的内容是否应更充实一些,或者写得应更为精练一些。rb7365考试网

  3、实时建议rb7365考试网

  因为这种穷年累月,秘书往往会对某些问题发生独到的看法,是以,秘书要实时向上司或有关本能机能部门提出建议。也恰是因为如斯,秘书要从日常平常起就注重搞好搜罗上司在内的各个方面的关系,获得他们的信赖,一方面是为了把握更多的信息,另一方面也是为了使自己的建议能为各方闷狡杰,发生积极的浸染。不积涓几流,无以成江海。秘书只有像海绵吸水一样日常平常就堆集各类常识和信息,才能有自己的思惟火花闪光,提出自己独到的看法,进行缔造性的工作。rb7365考试网

  来历:收集rb7365考试网

 rb7365考试网

rb7365考试网

rb7365考试网

rb7365考试网

rb7365考试网

如果本站所转载内容不慎侵犯了您的权益,请与我们联系mail:admin#bangexam.com,我们将会及时处理。如转载本站内容,请注明来源:365考试网

相关推荐 返回首页

    无相关信息