2012年秘书资格(二级)考试辅导:办公室的工作程序

一、文件收发工作

  1. 收文

  (1) 收到各类文件、信函等,实时签收、挂号;

  (2) 呈院率领批阅;

  (3) 按照率领批示转有关部门传阅、措置;

  (4) 将文件原文存档;

  (5) 年关将文件按类归档并装订成册。

  2. 发文

  (1) 以成教院名义对外行文、发函须经办公室审核;

  (2) 办公室将文件呈主管院长审定并签发;

  (3) 办公室统一编发文号、打印、发放;

  (4) 年关将发文存档并装订成册。

二、印章打点工作

  1. 学院印章由专人负责打点。印章专管人员必需按照有关划定严厉用印,印章原则上不得带出办公室,印章专管人员调离时,应在有关率领主持下履行印章交接手续;

  2. 凡以学院名义行文、发函、出具证实,必需由主管率领签发,草稿留办公室存档;

  3. 各部门利悠揭捉院印章必需履行挂号手续;

  4. 学生学历证实、出国手续等主要证实用印,必需由学生主管部门专人负责签字打点,小我打点概不接待。

四、接待工作

  1. 凡上级部门、兄弟院校及其它有关单元来访,由办公室负责接待;

  2. 各函授站及其它相关部门来访,视其来访内容,由相关部门负责接待;

  3. 外埠客人需在黉舍住宿的,由办公室联系放置住宿。住宿费用原则上由客人自理。

  五、办公设备采购、使用、报废工作

  1. 学期初,办公室按照各部门对办公用品的现实需求,报请主管院长核准,统一购置、配备;

  2. 购置固定资产须经院办公会议研究、核准,由院办公室统一采购,并打点有关固定资产入库手续;

  3. 各部门的办公设备不得私行转借、变卖或私行转移;

  4. 各部门因非凡工作需购置办公用品,须报请主管院长核准,由办公室统一购置;

  5. 报废固定资产须报请主管院长赞成,经院办公会经由议定定,

  由院办公室统一打点报废手续。

六、督办工作

  1. 学期初,按照黉舍和学院工作放置,拟定学期工作打算,上报黉舍,下发至院各部门;

  2. 在打算执行过程中,按照院率领指示和现实工作情形,调整工作打算内容;

  3. 协调各部门工作,搜检、督促各部门执行打算;

  4. 学期末,配合主管院长搜检、督办各部门打算执行情形;

  5. 形成学期工作总结,上报黉舍,传递学院各部门。

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